Asana – unser Projektmanagement Tool
Wir werden oft gefragt, wie wir unsere Projekte intern am besten koordinieren & managen. Zugegeben: wir haben schon viel probiert und auch unsere internen Prozesse ändern sich laufend – was auch klar ist,
da wir versuchen, uns ständig weiterzuentwickeln und zu verbessern.
Als Projektmanagement Tool setzen wir jedoch schon seit einigen Jahren auf das gleiche Pferd: wir verwenden Asana, das wir hier kurz vorstellen möchten.
Was verstehen wir von LEMONTEC unter Projektmanagement?
Der Begriff „Projektmangement“ ist sehr breit gefächert und wird in jedem Unternehmen anders gesehen. Bei uns umfasst das Projektmanagement die gesamte Planung und Koordination der Projekte sowie die Betreuung der Kunden. Aufgrund der Fülle an Projekten und der fast 10 Mitarbeiter muss diese gesamte Koordination digital erfolgen. Und natürlich, weil uns dies als Digitalagentur sozusagen in die Wiege gelegt wurde. 🤓
Warum benötigen wir ein Projektmanagement Tool?
Wir haben schon öfter davon gehört, dass Firmen das Projektmanagement mit Tabellen und Liste lösen. Wir finden, dass diese Systeme für unsere Anwendungsfälle zu fehleranfällig sind und zu wenig Möglichkeiten für eine agile Arbeitsweise bieten.
Darum verwenden wir ein Tool, das nur für die Planung und Koordination von Mitarbeitern und deren Tätigkeiten konzipiert wurde: Asana. Dieses Tool bietet eine Fülle an Möglichkeiten, wie wir unsere internen Abläufe planen können und wird auch ständig weiterentwickelt. Es weiß somit jeder Mitarbeiter über seine To Do’s Bescheid, die Auslastung der Mitarbeiter ist jederzeit sichtbar und somit können wir unsere Arbeit konzentriert und in Ruhe erledigen.
Unsere Top Features von Asana
Wie schon erwähnt bietet Asana eine Fülle an Features und Funktionen an. Wir haben hier unsere Lieblingsfeatures gesammelt:
- Bildung von Teams 👥
Asana bietet die Möglichkeit, Teams zu bilden. Somit kann man die Ansicht von Projekten auf einzelne Teammitglieder eingrenzen und jeder sieht nur das, was ihn auch betrifft. - Erstellung von Projekt-Boards 🖼️
Vor allem in Dienstleistungsbetrieben ist dies ein wertvolles Tool. Innerhalb von Teams kann man unbegrenzt viele Projekt-Boards erstellen, wo man alle Aufgaben & Informationen sammeln kann. Bei uns hat beispielsweise jeder Kunde ein eigenes Projekt-Board. - Unbegrenzt viele Tasks und Abschnitte pro Projekt-Board ♾️
Innerhalb eines Projektboards können in weiterer Folge unbegrenzt viele Tasks – sprich Aufgaben – erstellt werden. Somit kann man die To Do’s feingranular aufteilen. Die Tasks lassen sich auch in Abschnitte gliedern, um z. B. verschiedene Themen oder Projekt-Phasen übersichtlich darzustellen. - Verschiedene Ansichten von Projekt-Boards 🎨
Ein Projekt-Board mit seinen Abschnitten und Tasks kann in verschiedenen Ansichten geöffnet werden – ob als Liste, als Kanban-Board, als Zeitleiste oder auch im Kalender.
- Zuweisungen 🚀
Jeder Task kann einem Teammitglied zugewiesen werden. Dieses Teammitglied erhält dann Benachrichtigungen und sieht die Aufgabe in seinem persönlichen Bereich. Der Projektmanager weiß außerdem, wer für die Erledigung zuständig ist. - Fristen 🗓️
Jedem Task kann eine Frist zur Fertigstellung zugewiesen werden. Dies hilft bei der Ressourcenplanung sowie bei der Kundenkommunikation. - Benachrichtigungen 🔔
Damit keine Informationen verloren gehen, bietet Asana die Möglichkeit, dass man über alle Neuigkeiten, die einen betreffen, benachrichtigt wird. Dies ist wahlweise per Mail oder Browser Benachrichtigung möglich. - Checklisten in den Tasks 📋
Ein Task kann verschiedene Informationen wie eine Beschreibung oder Anhänge enthalten. Besonders wertvoll ist auch die Funktion der Checkliste innerhalb eines Tasks. Sie hilft, die ganzen kleinen To Do’s zu strukturieren und die Übersicht zu behalten.
Fazit:
Dies waren nur ein paar Features der breiten Palette von Asana. In unserem Blog werden in Zukunft öfter Beiträge zum Thema Projektmanagement veröffentlicht werden, wo wir auch noch weitere tolle Funktionen von Asana vorstellen werden.