Ressourcenplanung mit Asana

Die Ressourcenplanung ist in allen Branchen ein wichtiger Faktor zum wirtschaftlichem Erfolg. Auch wir von LEMONTEC versuchen, uns in diesem Bereich immer weiter zu verbessern. Hier ein kleiner Einblick in unsere Ressourcenplanung.

Warum benötige ich eine Ressourcenplanung?

Je nach Unternehmensgröße sollte ein Projekt-, Abteilungs- oder Geschäftsleiter zu jeder Zeit wissen, wie die Ressourcen in seinem Unternehmen/seiner Abteilung ausgelastet sind. Somit weiß man, ab welchem Zeitpunkt neue Projekte oder Aufgaben eingeplant werden können, wie die Auslastung im Unternehmen ist und ob neue Ressourcen benötigt werden.

Unter Ressourcen versteht man im Dienstleistungsbereich vor allem die Mitarbeiter, in anderen Branchen muss man aber auch Maschinen oder Arbeitsräume berücksichtigen. Um dies alles im Auge zu behalten, benötigt es eine konkrete Planung mit einem Tool, das diese übersichtlich abbildet.

Erst eine effiziente Planung macht es Unternehmen möglich, flexibel auf eintretende Veränderungen am Markt oder beim Ressourcenbestand zu reagieren, beispielsweise wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt einige Tage ausfällt.

Was benötige ich für die Ressourcenplanung?

Für die Ressourcenplanung werden folgende Dinge benötigt:

Ein Tool, mit dem die Planung durchgeführt wird. Idealerweise beinhaltet es alle Aufgaben, die im Unternehmen zu erledigen sind. Wir verwenden für die Ressourcenplanung das Tool Asana.
Anstehende Aufgaben zugewiesen an die Mitarbeiter. Für die Planung muss zu Beginn klar sein, welche Aufgaben zu erledigen sind und wer diese erledigen kann/muss.
Zeitschätzung für die anstehenden Aufgaben. Eine Ressourcenplanung macht nur dann Sinn, wenn klar ist, wie viel Zeit für die jeweiligen Aufgaben benötigt wird. Darum muss auch dies vorher feststehen.

Welche Probleme entstehen bei falscher Ressourcenplanung?

Bei falscher Planung der Ressourcen können folgende Probleme im Unternehmen entstehen:

Wenn die Aufgaben zu kurz oder zu engmaschig geplant werden, können Deadlines nicht eingehalten werden.
Diese Fehlplanung führt außerdem dazu, dass die Mitarbeiter unter hohem Zeitdruck arbeiten müssen und die Qualität sinkt.
Außerdem führt dies zu Überforderung und Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern und im schlimmsten Fall zu vermehrten Krankheitsfällen oder gar Kündigungen.
Doch auch eine zu großzügige Planung ist nicht zielführend, da dadurch die verfügbaren Ressourcen nicht voll ausgeschöpft werden können.

Fazit: Ein wichtiger Faktor für erfolgreiche Ressourcenplanung: Kommunikation!

Diese Blog-Beitrag zeigt, dass eine gute Ressourcenplanung ein Mittel zum Erfolg in Unternehmen sein kann! Wie bereits erwähnt führen wir diese mit dem Tool Asana durch, das wir jedem unserer Partner empfehlen: wir sehen dort alle unsere anstehenden Aufgaben, gruppiert nach Projekten, die den Mitarbeitern mit dem entsprechenden Zeitaufwand zugewiesen sind. In einem übersichtlichen Kalender, dem sogenannten Workload, können wir zu jederzeit die Auslastung der Mitarbeiter in der Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft einsehen und mit der richtigen Einplanung der Tickets die Ressourcenplanung vornehmen. Nichts desto trotz ist und bleibt ein wichtiger Faktor: Kommunikation!